採用の「生産性」を高めるヒント~ベンチャー企業向け~

大阪府堺市出身。2006年早稲田大学政治経済学部を卒業後、新卒採用コンサルティングのワイキューブに入社。その後、再生住宅リプライスで全国展開のための組織創りを行う。2013年㈱アークティブを創業し、ベンチャー面談の「バリ活」をスタート。特に関西学生のベンチャー志向学生に強みを持つ。

ちょっとしたオペレーションに潜む大きなムダ

大きな今日のテーマは、学生との「連絡オペレーション」について。

 

たかが連絡オペレーションと侮ってはいけません。人材紹介として学生と企業の間に入っていると、毎日のように学生と企業のやり取りがうまくいっていない場面と遭遇します。

 

よくあるこのケース、あなたならどうする!?

学生S 「この前説明会に行ってきて、そのあとの選考案内が来ないんですよね。落ちたんですかね…!?けっこう気になる会社だったんですが。」

酒井 「いやいや、出てもらったのは説明選考会ではなくて説明会だから落ちるとかではないですよ。メールもう一度確認してもらえる?」

学生S 「(再度、その場でスマホ検索)…あ、ありました。きてました!けど、予約日程がもう過ぎてしまってます。。」

 

まさに先日の実話なのですが、こういうケースはほんとにいくらでも転がっています。

 

では、企業側としてはどうすればいいのでしょうか?

 

答えは簡単。

 

説明会当日の「その場」で次の日程を確定させればいいのです。

 

やり方としては、アナログに紙を配って書き込んでもらうのが一番手っ取り早いでしょう。人数枠を管理する必要がある場合は、大きな紙を一つ用意して、皆それに書いてもらえればいいのです。

 

もちろん今はスマホでネットが使えますから、その場でメールを送り、その場で学生にメールを開いてもらって、Googleフォームやマイページで申し込んでもらうということも可能です。

 

その場でやれば手間がかからず確実に出来ることを、後日に回すことは「ムダ」ですし、日程を決めるという成果に対しても必ず「漏れ」が生じるので、ダブルの意味で生産性を下げています。

 

営業であれば、次のアクションや日時を商談の「その場」で決めるのは当たり前ですし、何も決めずまた連絡しますで終わって帰っていたら、きっと上司にこっぴどく怒られるでしょう。(新人時代よく怒られました笑)

 

採用に話を戻すと、事例に挙げたような説明会の次工程だけではなく、イベントや個別面談で会ったけれど、その場で次の日程を決めきれていないというケースも散見します。

 

「その場で」を合言葉にオペレーションを一度見直してみてください。

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メールではなく、電話を使おう

先ほどの例は、メールを使っていることでさらに事態を悪くしていました。

 

社会人であればメール処理は毎日やっていますし、きっと受信したメールを対応が必要なものとそうでないものに仕訳してタスクとして処理しているはず。

 

それに対して、学生はタスクとしてメールを処理する習慣を持っておらず、スマホでさっと見ている程度です。

 

また、メールの返信文は学生にとっては慣れていないので、どう返そうかなと迷ってしまい、結局返信し忘れてしまうというケースも多々あります。

 

新卒採用で使うべきは、間違いなく電話です。電話であれば確実ですし、同時にヒアリングもできます。

 

事務的な日程決めであれば「その場で」やれるので、わざわざ電話をして何らかのやりとりをする対象としては採りたい可能性の高い「ピックアップ学生」であるケースが大半だと思います。

 

「ピックアップ学生」と電話でやり取りできる関係になっているかどうかは、成果に直結します。学生の状況や心理をつかめて、次の手を打てますから。

 

ITベンチャーの人は電話をあまり使わない傾向にありますが、嫌厭せずにこの機会に一度試してほしいと思います。

 

電話の小技

最後に、私たちが学生に対して普段やっている電話の小技をご紹介します。

 

①初回面談で電話番号を「その場」でお互い登録する

②電話がつながらないときは、メッセで簡単な要件の概要を伝え、今日・明日の何時ごろなら電話とれるかを聞く

 

たったこれだけのことで、一気にやり取りがしやすくなり、定期フォローが出来るようになります。

 

あと少しレベルを上げた小技でいうと、電話をする「口実」をどれだけ作れるかも考えていたりします。

 

自社採用にも応用がきくと思いますので、ちょっとした参考にしてみてください。

 

 

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